Ana Sayfa‎ > ‎09 - E-Fatura‎ > ‎

30 Soruda E-Fatura ve E-Defter Uygulaması


 
30 SORUDA E-FATURA VE E-DEFTER UYGULAMASI

  1. e-Fatura yeni bir belge türü müdür?

e-Fatura bir belge türü değildir. Kâğıt fatura ile aynı hukuki özelliklere sahiptir. Bundan dolayı her 2 fatura türünün bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.

  1. e-Fatura uygulaması neler getirir?

e-fatura uygulamasından yararlanan kullanıcılar; sistemde kayıtlı kullanıcılara e-fatura gönderebilir ve alabilirler. İlgili e-faturaları bilgisayar ortamında saklayarak istendiğinde ibraz edebilirler.


  1. e-Fatura ve e-Defter uygulamaları hangi mükellefleri kapsar?  

Kapsam dahilindeki mükellefler 2 başlık altında toplanabilir.

    • 04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına  sahip  olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılı içinde mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
    • 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki  malları  imal,  inşa, ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
  1. Mükellefler hangi alış ya da satışları için e-Fatura kullanacaklardır?

5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. 

Lisans sahibi  mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi  zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. Aynı şekilde; 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine  bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha  yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların  tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir.


  1. e-Fatura kullanan mükelleflerden hizmet alımı yapanlar e-Fatura uygulaması kapsamına dahil olacak mıdır?

e-Fatura kullanıcılarından hizmet alımı yapanlar kapsama dahil olmayacaktır. Madeni yağ lisansına sahip olan ve 4760 sayılı ÖTV Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal,  inşa veya ithal eden mükelleflerden sadece mal alışları bulunan mükellefler Genel Tebliğ kapsamında  elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Hizmet alımları kapsam dahilinde değildir.

  1. Had olarak tespit edilen brüt satış hasılatı hangi kalemleri ihtiva etmektedir?

Mükellefler brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında, sadece madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil gelir tablosunda yer alan bütün satışları gösteren brüt satış hasılatına göre zorunluluk kapsamına alınacaktır.


  1. Mükellefler özel hesap dönemine sahip ise hangi yılı dikkate alacaklardır?

Özel hesap dönemine sahip mükellefler brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında 2011 takvim yılında sona eren özel hesap dönemi brüt satış hasılatını dikkate alacaklardır.


  1. Parasal büyüklükleri aşan Kamu kurumları e-Fatura uygulamasına dahil midir?

10.12.2003 tarihli  ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan  idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma  ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır.

  1. e-Fatura uygulamasına dahil mükellefler, her türlü alım-satım işlemlerinde sadece e-Fatura mı kullanacaklardır?

Uygulamaya dahil mükellefler tüm işlemlerinde e-fatura kullanmayacaklardır. Sadece e-fatura uygulamasından yararlanan mükelleflerin birbirlerine yapmış oldukları mal teslimi veya hizmet ifaları için e-fatura düzenlemeleri zorunludur. E-fatura kullanmak zorunda olan mükellefler; nihai tüketicilere ya da e-fatura kullanmayan mükelleflere kağıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir.


  1. Kapsama dahil olup e-Fatura kullanmayan mükelleflerin karşılaşacakları cezai şartlar nelerdir?

Getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, VUK’ nun  ceza hükümleri uygulanır. e-Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kağıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır ve VUK’ nun 353 üncü maddesi uyarınca, 190 TL’den az olmamak üzere, düzenlenmediği kabul edilen fatura tutarının %10’ u oranında özel usulsüzlük cezası kesilir. Bu nedenden dolayı kesilecek özel usulsüzlük cezasının toplamı her bir tespit için 9.400 TL’ yi, bir takvim yılı  içinde ise 94.000 TL’ yi aşamaz. Ayrıca e-fatura uygulaması kapsamında, e-fatura alması gerekirken kağıt fatura kabul eden mükelleflerin, ilgili vergi mevzuatı hükümleri çerçevesinde bahse konu KDV’ yi indirim konusu yapamayacakları ve kağıt faturada yer alan tutarı gider yazamayacakları tabiidir.


  1. Mükelleflerin e-Fatura kullanmak zorunda olduğu nereden öğrenilebilir?

e-fatura kullanma zorunluluğu olan firmaların güncel listesi, www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanacaktır. e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın  www.efatura.gov.tr internet adresindeki kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kağıt fatura düzenleyeceklerdir.


  1. Belirlenen sınırın altında kalan mükellefler, talep etmeleri halinde e-Fatura uygulamasından yararlanabilirler mi?  

Sınır altında kalan mükellefler isterlerse uygulamadan yaralanabilirler. Belirlenen mükelleflerden mal  veya hizmet alan ve tespit edilen hadlerin altında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından yararlanabileceklerdir.


  1. Zorunluluk kapsamına giren mükellefler hangi tarihe kadar başvuru yapmak durumundadırlar?

Zorunluluk kapsamdaki mükelleflerin e-fatura uygulamasına 2013 takvim yılı içerisinde geçmeleri zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurulması için son tarih 1 Eylül 2013’tür. E-defter  uygulamasına ise kapsa dahilindeki mükellefler tarafından 2014 takvim yılı içerisinde geçilmesi zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurulması için son tarih 1 Eylül 2014’tür


  1. e-Fatura başvuruları nasıl yapılacaktır?  

Uygulama kapsamındaki mükelleflerin yerine getirmeleri gereken işlemler sırası ile şu şekildedir;

  1. http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde yer alan "e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır.
  2. Tüzel kişi mükellefler için "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" doldurularak yetkili  kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır.
  3. Gerçek kişi mükelleflerin 15.01.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri  çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler aşağıda yer alan belgeler ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı olarak başvuruda bulunacaktır.
    • "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" nin imzalı aslı,
    • Tüzel kişi mükellef tarafından "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" nin imzalı aslı,
    • Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 01.10.2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili  ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere  fotokopisi, (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil  gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.)
    • Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren  noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

  1. e-Fatura başvuru sonrasındaki süreç nasıl işleyecektir?

GİB tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları kabul olan gerçek kişi mükelleflerin  kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanacak ve aktif edilecektir. Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan tüzel kişi mükelleflerden Mali Mühürlerinin temini  işlemlerini yerine getirenlerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanacak ve aktif edilecektir.

Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından kullanıcı hesabı aracılığı ile e -fatura gönderme ve/veya alma işlemleri gerçekleştirilebilecektir.


  1. Mali mühür sertifikası alındıktan sonra mükellef yetkilisi veya şirket unvanının değişmesi durumunda ne yapılacaktır?

Mali Mühür’ün, kurumun bildirilen yetkili veya yetkililerinin kontrolü altında kullanılması, yetkili kişi veya  kişilerin değişmesi halinde de yeni yetkili veya yetkililerin derhal belirlenmesi ve bunlara ait bilgilerin  Başkanlıkça belirlenecek yöntemlerle bildirilmesi zorunludur. Tüzel kişilerin ve diğer kurumların herhangi bir nedenle unvanlarının değişmesi halinde, eski unvanı barındıran sertifikaları geçerliliğini kaybedeceğinden, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içerisinde yeni unvanına uygun sertifika başvurusu yapması gerekmektedir.

  1. e-Faturanın muhafaza ve ibraz yükümlülüğü nasıl düzenlenmiştir?

Mükellefin, elektronik fatura gönderip alma işlemini özel entegrasyon izni alan mükelleflere ait bilgi işlem  sistemi vasıtasıyla gerçekleştirmesi, muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. e-Fatura gönderip  alma işleminde kullanılan bilgi işlem sistemi yazılım ve donanım alt yapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları  içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması zorunludur.


  1. e-Fatura uygulamasında muhafaza ve ibraz yükümlülüğü açısından mükellefler nelere dikkat etmelidirler?

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve  eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak  biçimde yerine getirilmelidir.


  1. Mükelleflerin e-Faturalarını kendi sistemlerinde saklanması zorunlu mudur?  

Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanıp üçüncü kişiler  nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.  Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti  Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.  


  1. e-Fatura ve e-Defter uygulaması ile vergi incelemelerinde değişiklik arz edecek hususlar nelerdir?

GİB, gerek  görmesi halinde uygulamadan yararlanan mükelleflerin bilgi işlem sistemini / sistemlerini  denetleme yetkisine sahiptir. Bu denetimler sırasında mükellefler, gerekli her türlü imkanı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. Mükellefler, bilgi  işlem sistemini / sistemlerini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve diğer unsurları, hiçbir  şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının ve Başkanlıkça görevlendirilecek personelin erişimini ve denetimini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.


  1. e-Fatura sistemine geçilmesinde bilgi teknolojisi uygulamaları açısından seçenekler nelerdir?  

e-fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri;

  • Bilgi işlem sistemlerinin e-fatura uygulamasına entegre edilmesi yoluyla veya yeterli bilgi teknolojisi altyapısına sahip olan kurumlar için
  • e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı  ile  oluşturulan ve http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde hizmete sunulan e-fatura portalı aracılığıyla (yeterli bilgi teknolojisi altyapısına sahip olmayan kurumlar için) yada Özel  entegratör vasıtasıyla gerçekleştirilebilir.

  1. e-Defter uygulamasına geçmek için şartlar nelerdir?

  • Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
  • Tüzel kişi mükelleflerin 397 ve 421 sıra numaralı VUK Genel Tebliğlerinde yer alan belirlemeler  çerçevesinde e-fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür  temin etmiş olması,
  • Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.


  1. e-Defter kullanıma ilişkin başvuru nasıl yapılacaktır?

Başvurular www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı  olarak yapılacaktır. Talep edilen bilgi ve belgeler şunlardır;

  1. www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan "Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" nin imzalı aslı,
  2. Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza  sirkülerinin noter tasdikli örneği (e-fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde  herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır.),
  3. Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın  kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,
  4. Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda, 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinin "3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı" başlıklı bölümünde belirtilen belge ve bilgiler.

  1. Defterler elektronik ve kağıt ortamında tutulabilir mi?

Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında  tutamazlar. Kağıt ortamında tutulan defterler için geçerli olan kurallar (süre, cezai yaptırımlar, vb.) e-defterler içinde geçerlidir. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza  ettikleri  bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmek zorundadır.


  1. e-Defter uygulamasında tasdik işlemi nasıl öngörülmüştür?  

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının  beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

  1. Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık  ayına  ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli  elektronik imza ile imzalar.
  2. Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap  döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.
  3. İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter  Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur.
  4. Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek  istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.

  1. Aylık onay işlemi ilgili aya kadar olan bütün kayıtları mı içerecektir?

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Ancak, hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya  başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara yer vereceklerdir.


  1. Yıl içinde e-Defter uygulamasına geçen mükellefler diğer defterlerini ne yapacaklardır?

E-defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklar ve genel hükümler çerçevesinde muhafaza edeceklerdir.


  1. e-Defterlerin saklanması ve ibrazı nasıl olacaktır?  

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek  zorundadır. Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi  kanunları, TTK ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik  ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve  görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını  üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.


e-Defter Diyagram

  1. e-Defterler nerede muhafaza edilecektir?

Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde yada yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve  Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye  Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine  getirilmesi zorunludur.


  1. e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına yönelik olarak detaylı bilgi alınabilecek yasal mevzuat ve resmi internet adresleri nelerdir?

Konuya ilişkin olarak; 397, 416, 421, 424 sıra numaralı VUK Genel Tebliğleri, 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği ve VUK Sirküleri 58 / 2013.03’de detaylı açıklamalar bulunmaktadır. Ek olarak;  www.efatura.gov.tr ve www.edefter.gov.tr internet adreslerinde uygulamaya yönelik açıklamalar yapılmaktadır.